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“Gobernanza por turnos para contenido multidepartamental” entrada del blog corporativo de Estrategia del Contenido

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Gobernanza por turnos para contenido multidepartamental

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Modelo rotativo de gobernanza para contenido multidisciplinar

Las organizaciones más complejas mantienen un enorme flujo de publicaciones de contenido sobre disciplinas diferentes o perspectivas distintas sobre temas comunes. La gobernanza de la estrategia de contenidos se complica considerablemente, especialmente en las fases de validación, verificación y autorización de la difusión. En Shopify, su estratega de contenidos Biz Sanford ha implantado un sistema de gobernanza rotativo que agiliza y normaliza los criterios de publicación, reduciendo el desgaste profesional del equipo de profesionales que gestionan la difusión.

La rotación en la gobernanza reduce el error y aumenta la sostenibilidad económica

El método rotativo es relativamente sencillo. El equipo de estrategas de contenidos se turna semanalmente para asumir la autoridad en las fases de verificación, validación y publicación. El estratega de guardia se dedica a vigilar las decisiones sobre la construcción del contenido en los distintos departamentos que lo generan.

Los mensajes son multidisciplinares y multidepartamentales. Pueden proceder de comunicación interna, de asistencia al usuario, del departamento técnico, de ventas o de responsabilidad social corporativa, cada uno sobre temáticas variadas, con diferentes niveles de profundización y modelos de publicación distintos.

Un vigilante silencioso que mejora la comunicación corporativa

Además, lógicamente, cada autor, sociabilizado en su propia área de la organización, tiende a introducir variantes estilísticas en el mensaje: argot o jerga departamental; alteraciones en el nivel estandarizado de trato al destinatario; excesos en la profundización temática o, por el contrario, superficialidad en el tratamiento del tema; incumplimiento de normas de atribución de fuentes, estructura del mensaje, ilustración del contenido; etcétera.

El modelo diseñado por Sanford convierte al responsable de turno en un ojo espía con escasa intervención directa en los procesos. Únicamente actúa cuando los propios autores le reclaman que fije un criterio o cuando observa que la desviación es significativa. Su criterio de actuación es el que se ha preestablecido en la estrategia de contenidos de la organización.

Actuando rotativamente, se produce un efecto de unificación de criterios individuales de todo el equipo de estrategas de contenidos, evolucionando al unísono con los objetivos e intereses de la organización.

El método de gobierno elimina los vicios de la dirección del contenido asumida por un único profesional

El sistema sirve para eliminar los posibles vicios de dirección que se generarían si una única persona asumiera la responsabilidad de gobernar temáticas dispares y de procedencias variadas. Con un volumen grande de producción de contenidos, sería difícil que ese profesional solitario adoptara un criterio común en situaciones que podrían parecer idénticas.

Multiplicando los perfiles profesionales que asumen temporalmente la gobernanza, las probabilidades de que se produzcan en un mismo turno dos situaciones conflictivas que requieran un criterio unificado se reducen considerablemente. La situación extraordinaria se identifica con claridad y se comparte, unificando el criterio para todos los estrategas de contenidos involucrados en el sistema de turnos. Las decisiones se analizan posteriormente y se adoptan como norma. El criterio que prevalece es el más viable en cada perfil de contexto en el marco de las normas comunes de gobernanza.

Una solución económicamente sostenible y comunitaria

La metodología rotativa proporciona también la oportunidad de descubrir nuevas necesidades de los equipos de producción (definición terminológica, modelos de publicación, localización de fuentes) y la resolución de imprevistos sobre la marcha. Elimina, además, el desgaste profesional del estratega producido por unas tensiones permanentes con los autores, por el ajuste a los plazos de publicación y por la exigencia de tener de forma permanente un conocimiento profundo de la actividad editorial de todos los departamentos. Estos aspectos se suprimen.

La organización por turnos favorece la evolución conjunta de la estrategia de la organización, reduciendo la necesidad de auditorías externas para el realineamiento de la producción de contenidos.

Cada semana se organiza una reunión crítica con 10 autores de distintas áreas 

Pero esta adaptación no se limita al criterio de los estrategas, alcanza a toda la comunidad de autores dentro de la organización. Semanalmente, en cada turno de gobernanza, los estrategas reúnen durante una hora a 10 de los implicados en la creación de contenido para criticar conjuntamente la producción de la semana. Estos 10 convocados son siempre distintos y proceden de departamentos y especialidades diferentes. 

Con estas sesiones, los participantes asumen en carne propia las críticas que formulan al contenido de los demás, reconduciendo posibles desviaciones de sus áreas de producción y eliminando semanas de reuniones tensas y prolongados cruces de mensajes internos para corregir procedimientos erróneos.

En la práctica, estas ventajas implican que se trata de una solución organizativa que hace el contenido mucho más sostenible económicamente.

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