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La necesidad de contextualización del PDF que nunca se descarga

Fotografías, vídeos, presentaciones
Número de descargas por idioma y documento PDF del Banco Mundial

El Banco Mundial destina el 25% de su presupuesto a elaborar y colgar en su web informes en formato PDF que nunca se descargan. Bueno, que casi nunca se descargan.

El 31% de los estudios del Banco Mundial jamás ha sido descargado

Un informe elaborado por Doerte Doemeland y James Trevino revisa la web del banco con archivos PDF sobre temas de actualidad para incentivar el debate sobre el desarrollo en los distintos países y descubre que la tercera parte (el 31 %) jamás han sido descargados por nadie. De hecho, los más descargados, el 13 %, sólo lo han hecho 250 veces. Los funcionarios del Banco Mundial van un poco más allá y determinan que el 87 % de sus estudios nunca han sido citados por nadie.

Ante la pregunta capciosa evidente —¿para qué sirven unos estudios que nadie lee?—, los autores obvian el debate y se centran en las temáticas de mayor interés, formatos de documentos con mayor difusión y en la necesidad de disponer de una estrategia de diseminación de la información más eficiente para la que requieren controlar las IP de los que descargan los archivos y un mejor sistema de estadísticas.

El cementerio de los PDF

De hecho, fue Christopher Ingraham, bloguero del The Washington Post, el que lanzó la alerta sobre los PDF del Banco Mundial extraviados, entendiendo que el problema es el formato, no la utilidad de los mismos, que da por descontada.

La cuestión, por lo tanto, estriba en el archivo PDF como formato de documento válido en la estrategia de contenidos. Y lo es, aunque se abuse y aunque sepamos que la inmensa mayoría de los archivos que ofrecemos nunca serán descargados.

Cuando generamos un mapa de contenidos y asignamos unos formatos de documento y unos modelos de pieza informativa, frente a la posibilidad de incluir archivos PDF deberíamos plantearnos:

  1. Necesidad. Sólo lo incluiremos si no existe una versión alternativa abierta, estándar, accesible, usable y semántica. Es decir, si tenemos una versión en el lenguaje nativo de Internet (HTML), la preferiremos para explicar aquello que podría incluir el PDF.
  2. Subsidiariedad. Un PDF tiene dos características principales: agrupa toda la información en un único archivo y permite una impresión de altísima calidad. Si el objetivo es mejorar la calidad de impresión del usuario, es preferible incorporar scripts CSS para el medio print que sustituyan al archivo PDF. Si se pretende ofrecer un compendio en un único fichero de todo el contenido, podemos usarlo advirtiendo en el enlace de descarga que se trata de una versión secundaria que incluye lo que el usuario ya ha leído en pantalla.

Bajo estas premisas, el uso de un PDF será lógico y útil, sin convertir el sitio web en un cementerio de archivos que ocupan espacio en disco y transferencia cuando los descargan los robots de los buscadores.

Y, sin embargo, hay que publicar PDF

Uno de los problemas de este formato es que puede ser accesible para buscadores, de modo que lo indexen y ofrezcan su URL como respuesta a una consulta, obviando el entorno de descarga, es decir, el enlace que indica qué contiene, porqué, en qué formato y su peso en Kb.

El archivo PDF aparece en la pantalla del usuario sin que haya accedido al sitio web y se sitúe en el contexto de descarga. Y, por supuesto, sin que desde el interior del PDF exista posibilidad de navegación horizontal o vertical desde su posición en la arquitectura del sitio web.

Usar PDF puede ser indispensable, pero debe estar estar siempre ubicado en un contexto de usuario

Por poner un ejemplo, el usuario que busca el manual de instrucciones del producto Z podría acceder directamente a un PDF con ese contenido, pero del año 2010, sin saber que existe uno posterior y que se ajusta a sus necesidades, creado y colgado en 2012. El manual podría estar hablando de funciones o características que no se corresponden a la realidad del artículo que posee, generando una frustración que afecta a su percepción de la Marca.

Ambos manuales deberían constar en la biblioteca del sitio web de la Marca, por supuesto, pero contextualizados de modo que el usuario sepa que existen alternativas que se ajustan más a sus necesidades de información. El usuario del producto de 2010 encontrará su manual y el de 2012, el suyo.

Para contextualizar los archivos PDF se nos ocurren tres posibles acciones:

  • Crear una biblioteca de descargas: La documentación debe agruparse en un espacio permanente y accesible desde cualquier página del sitio web. Cada archivo debe estar correctamente clasificado de una forma lógica, de manera que se pueda ofrecer un listado por característica o filtro de contenido. Y cada archivo debe tener una página con URL propia. Cuando desde otra página sea necesario citar el archivo, no se vinculará el PDF sino que se vinculará la URL de la biblioteca de descargas para evitar confusión. De este modo, aunque se sacrifica la usabilidad del enlace añadiendo un clic a la información, no se pierde el contexto de consulta.
  • Modificar el PDF: Si la arquitectura del sitio web es compleja, puede resultar interesante modificar los archivos PDF para incluir una página previa con las actualizaciones posteriores que se hubieran producido en el contenido y los enlaces para descargar estos archivos —y los precedentes. Si el corpus es reducido, la opción es practicable. Si es enorme —el Banco Mundial publica unos 300 estudios al año—, puede ser más rentable modificar la arquitectura del sitio web.
  • Enmascarar el PDF: Se trata de evitar que los buscadores accedan al contenido del fichero PDF y lo ofrezcan como resultado fuera de contexto. Si el contenido está bien enlazado en los textos que remiten a él, una opción es comprimir el PDF en un archivo ZIP y enlazar el ZIP. La descarga sólo estará disponible para el que desee acceder al contenido y se le exigirá una acción doble: descargar y descomprimir, pero se preservará el sitio de la descarga involuntaria y del error de percepción del mensaje.

¿Hay alguna otra propuesta de solución? Estamos encantados de escucharla.

Comentarios

Si el Banco Mundial publicara sus informes en forma de infografía, creo que podrían hacer un gran avance.

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