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“Planificación estratégica del cambio tecnológico de CMS” entrada del blog corporativo de Estrategia del Contenido

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Planificación estratégica del cambio tecnológico de CMS

Fotografías, vídeos, presentaciones
No todos los ñus que emigran logran cruzar el río. Foto: N. Lankester

La migración de contenidos entre distintas plataformas CMS se suele cobrar víctimas. Como los ñu de la fotografía, no todos los mensajes logran cruzar el río y muchos se pierden irremediablemente en el proceso. Quizá algunos de los mejores y más eficientes.

Una correcta planificación desde la estrategia de contenidos evitará las pérdidas importantes e inesperadas y, al mismo tiempo, rescatará únicamente los mensajes que interesen en la nueva plataforma.

Cuando se busca comunicabilidad y funcionalidad, la migración no se puede dejar sólo en manos de los técnicos

Los cambios de CMS se producen, generalmente, para conseguir mejoras funcionales en tiempos de reactivación económica o cuando se pretende un revulsivo comercial que incluye transformaciones en la comunicación corporativa. La lógica es creciente. De un simple Joomla! se evoluciona a WordPress, y de éste a Drupal, por citar las plataformas Open Source más utilizadas en formato PHP.

Pero a veces, también es decreciente. Se pasa del uso de lenguaje Java, más seguro y complejo, a PHP, más asequible tecnológicamente pero algo más frágil; o se implementan servicios especializados con plataformas de e-learning o de e-commerce.

Reglas para la correcta migración de contenidos corporativos

En una conversión de aumento o de disminución de los servicios, se producen cambios cuando se pasa de un registro de texto corrido a ítems de contenido estructurado. Y viceversa. A veces, se recupera el cuerpo de texto, pero se pierden los archivos asociados, las fotografías o, simplemente, el registro del autor o la fecha. Luego, si el volumen de contenido es muy grande, nadie revisa por completo el contenido importado y se producen errores que afectan a la comunicabilidad del sitio web, a su posicionamiento en buscadores y a la credibilidad de la organización.

Para hacerlo bien hay que seguir unas reglas sencillas:

  1. Identificar los objetivos comunicativos del sitio con la nueva plataforma. Se guardará todo el contenido antiguo, pero sólo se traspasará el que contribuya a cumplir la misión encomendada al sitio web.
  2. Inventariar el contenido. La labor de identificación y traspaso de una base de datos a otra no es sólo una cuestión técnica que se pueda automatizar. Es una cuestión comunicativa esencial que debe ser encargada a un estratega de contenidos. Este valorará e identificará aquello que debe rescatarse y de qué modo, para que los técnicos procedan con seguridad.
  3. Automatización de la importación de registros que no requieren una estructuración semántica en su presentación. Suele tratarse de texto corrido con vínculos dentro de la misma base de datos. No presenta problemas graves y las pérdidas de contenido son extrañas y escasas.
  4. Diseño de las estructuras de contenido semántico en la nueva base de datos. El contenido estructurado debería poder importarse como un conjunto de componentes vinculados en la nueva base de datos. La auditoría, sin embargo, podría indicar que contenido que originalmente es texto corrido puede disgregarse en una estructura más útil. Este contenido deberá importarse de modo prácticamente manual y deberá ser comprobado y supervisado con suma atención.
  5. Revisión exhaustiva final del nuevo sitio web para la comprobación de que cada registro está asociado a los archivos, imágenes, vídeos o datos estructurados que le corresponden.

La comunicabilidad y funcionalidad de los contenidos es algo que supera a las agencias de diseño y programación web e incluso a los especialistas en tecnologías de la información de la propia corporación. El uso de técnicas de estrategia de contenidos recuperará el esplendor de unos mensajes que todavía pueden aportar mucho valor a la organización.

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