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Cuándo usar las auditorías ROT y KCR en Estrategia de Contenidos

Fotografías, vídeos, presentaciones
La auditoría KCR, indicada para migración tecnológica. Foto: Lefebvre

La auditoría ROT es la más frecuente cuando los mensajes de un sitio web se analizan individualmente. O debería serlo en cualquier organización que se preocupe por su comunicación. A menudo se utiliza erróneamente en lugar de la auditoría KCR, que es absolutamente excepcional y solo tiene cabida cuando concurren circunstancias transcendentales de cambio tecnológico.

Ambos modelos de auditoría tienen funciones, métodos e indicaciones de uso distintos 

El equívoco proviene de en ambos modelos el análisis se realiza personalmente y de forma subjetiva sobre cada página, aunque se cuente con el apoyo de software especializado para el inventariado del contenido. Para cada URL el analista propone o dispone su futuro.

La auditoría ROT evalúa si una pieza informativa es redundante (R) —en estrategia de contenidos en lugar de la redundancia se valora la reiteración—, obsoleta (O) o trivial (T) y le asigna una puntuación para cada uno de estos valores. En la auditoría KCR el analista decide si el contenido se va a conservar (K, keep), eliminar (C, cull) o reescribir (R, rewrite).

Puesto que en muchos casos el resultado será la reescritura, la eliminación o la conservación, suele emplearse ROT cuando la más indicada es KCR. Pero las diferencias son sustanciales.

Tipo de muestreo

KCR abarca todo el contenido en una misma operación. Cada URL es analizada, independientemente del tamaño del sitio web. ROT, en cambio, suele planificarse en porciones del contenido ordenadas por prioridades. El estratega opta por crear grupos de páginas más vistas o que reciben menos visitantes, los apartados o secciones de mayor interés corporativo, los temas fundamentales para la comunicación, los modelos de contenido, etcétera.

En ROT la auditoría se hace por fases. Cuando concluye el análisis de uno de los grupos de páginas se pasa al siguiente.

Límites temporales

Habitualmente, ambas auditorías se realizan con el sitio web a pleno rendimiento y con el equipo de contenidos publicando según un calendario editorial inalterable. Es extraño que para llevar a cabo una KCR se detenga completamente la publicación, pero no insólito.

El límite de análisis es una fecha tope. En ROT se fija una lejana, uno o dos años antes de la auditoría, y se analiza todo hasta esa fecha. En KCR la fecha tope es muy reciente. A partir de esa fecha los contenidos que se producen y publican ya cumplen las especificaciones de la nueva plataforma tecnológica y serán vertidos sin mayor manipulación.

Necesidad y objetivos de las auditorías

ROT es una revisión de la eficacia comunicativa del contenido producido y publicado. Es una operación de mantenimiento. KCR, por su parte, es una inspección sobre la adecuación del contenido a la nueva plataforma tecnológica, el nuevo canal de comunicación o las nuevas estructuras de navegación.

ROT procura el mantenimiento periódico de la capacidad comunicativa del contenido 

La modernización o notable evolución tecnológica en la plataforma del sitio web suelen ser una oportunidad para el replanteamiento de su operativa. Cuando aquellas se dan, es un buen momento para incorporar nuevas funciones, reclasificar piezas de contenido, optimizar el descubrimiento y el consumo informativo y, en definitiva, procurar la mejora de la comunicación mediante contenidos.

En este marco, la KCR adopta una decisión sobre las piezas inadaptables y el ROT propone posibles reparaciones. Ambas coinciden en que la eliminación total del contenido de una URL es una posibilidad.

Planificación del análisis

Por su función de mantenimiento de los contenidos, la auditoría ROT es periódica. Conviene plantearla al menos cada dos años. La primera supondrá un esfuerzo considerable, analizando todas las piezas publicadas desde el inicio hasta la fecha límite. Pero las siguientes se efectuarán con gran rapidez. El corpus se habrá reducido al intervalo entre la fecha límite de la ROT anterior y la fecha límite del presente.

La muestra de análisis de las auditorías sucesivas puede incrementarse ligeramente si la estrategia de contenidos ha contemplado la realización periódica de auditorías. En este caso, los analistas habilitarán en el documento de la auditoría unas anotaciones individuales que solo serán tenidas en cuenta en la próxima revisión.

Por ejemplo, en la ROT actual una pieza de contenido logra una puntuación de 0-0-0, pero se estima que la información requerirá una modificación severa a causa de previsibles cambios legales que se producirán. Dentro de dos años, al corpus de nuevo contenido a auditar, se añadirá la pieza anotada en la auditoría anterior con una advertencia de su vigencia legal.

Frente a esta periodicidad, la KCR es única. Se produce solo cuando el cambio tecnológico alterará las entidades, relaciones y atributos del contenido publicado. Cada vez que haya una modificación profunda, será necesaria una nueva KCR.

Operativa de las auditorías

ROT recibe una puntuación numérica para cada uno de los valores. La media aritmética individual refleja el grado de prioridad que tiene la intervención en el contenido. Y la media aritmética de todo el contenido publicado es el grado de ineficacia comunicativa del sitio web.

Sobre esta puntuación, el analista realiza una propuesta que mejore la comunicación de esa pieza de contenido. Las acciones a llevar a cabo se deciden por consenso del equipo de producción.

KCR jerarquiza el contenido, eliminando el que no es aprovechable en un nuevo entorno tecnológico 

En KCR se escoge una opción para un único valor: conservar (K), eliminar (C) o reescribir (R). Es una decisión inmediata que se adopta según la ponderación de dos criterios: el valor estadístico para el sitio web y la aportación de valor que la información produce a la organización.

Por ejemplo, una página de condiciones de contratación tendrá escasa repercusión estadística en el sitio web, lo que la haría susceptible de ser eliminada (C). Sin embargo, como es indispensable para la organización, se mantiene (K).

Cuando el equipo de estrategas de contenidos que plantean la migración tecnológica dispone de suficiente presupuesto y tiempo para ejecutar la auditoría, y en función del tamaño del sitio web, se sustituyen los valores KCR por otros más precisos. Según recoge David Hobbs,1 estos valores incluyen KCR, pero amplían el abanico en una escala de posibles intervenciones en el contenido:

  • Eliminado (C).
  • Integrado de la información en otra pieza de contenido principal.
  • Archivado.
  • Intacto (K).
  • Agregado a otra pieza de contenido.
  • Cambiado el formato.
  • Reescrito (R).
  • Escribir un nuevo contenido que cumpla las funciones asignadas a la URL.

Plataforma de intervención

Las decisiones derivadas de la auditoría ROT se aplican directamente en el CMS del sitio web, modificando los registros. En cuanto se aprueban, están disponibles para cualquier visitante del sitio web.

En la auditoría KCR, los cambios se producen sobre la documentación de trabajo. Puede ser una copia de la base de datos que después se convertirá a los formatos y tablas que necesite la nueva tecnología, sobre una hoja de cálculo referenciada por el número de entidad o la URL, o, simplemente, sobre documentos de texto indexados.

Una vez hechos los cambios y eliminaciones, el volumen de piezas de contenido se vierte sobre el nuevo CMS o, directamente, sobre la base de datos. Se comprueba que las asociaciones en las entidades no se han roto en la operación —las URL siguen perteneciendo a la pieza de contenido—, y se vuelve a relacionar todo de nuevo dentro del esquema de navegación: autores, categorías, taxonomías, etiquetas, secciones, ilustraciones, archivos para descargar, etcétera.

En el vertido se incluye también todo el contenido creado y publicado desde la fecha límite. Luego solo faltará relanzar el sitio web remozado tecnológica e informativamente.

Referencias

  1. .Web site migration handbook. ed. Washington: Hobbsontech, . 74 p.. Archivo PDF. ^

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