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“Estrategia de contenidos para planificar la intranet corporativa” entrada del blog corporativo de Estrategia del Contenido

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Estrategia de contenidos para planificar la intranet corporativa

Fotografías, vídeos, presentaciones
Intranet eficaz: herramientas justas para cada empleado. Foto: Harmon

La localización del contenido funcional es el principal problema tanto de las intranet como de las extranet corporativas. La información necesitada está enterrada bajo datos triviales u obsoletos, la forma de llegar a ella es enrevesada y lenta o el buscador interno, si existe, es insuficiente. Estas dificultades lejos de ser tecnológicas, están ocasionadas por una mala conceptualización de sus contenidos.

La eficacia de una intranet depende de la estrategia de contenidos más que de la tecnología 

De hecho, la cuestión tecnológica es prácticamente lo de menos. Se puede adquirir en el mercado o fabricarse a medida. Desde el punto de vista de la plataforma, los criterios de elección son la seguridad del sistema, para impedir intrusiones y la filtración de información, y el alojamiento de los datos. En este sentido, las soluciones llave en mano con los datos en la nube pueden colisionar con la normativa europea de protección de datos personales.

El criterio más importante para construir una intranet es el contenido que cada uno de sus usuarios requiere en cada momento. Y es necesario planificarlo para que solo tenga acceso a aquella información que realmente necesita y no a otra, mejorando la usabilidad para el descubrimiento y localización del contenido que requiere.

Objetivos corporativos de una intranet

La designación del contenido que un puesto de trabajo requiere es un paso posterior a la definición de los objetivos que la organización tiene cuando se plantea la posibilidad de construir una intranet. Cuantos más objetivos intente abarcar, los requerimientos de contenido serán mayores.

A más contenido, la operativa se verá más ralentizada. Y cuanto más lentas sean las operaciones, menos competitiva y más costosa será la organización.

Los objetivos habituales de una intranet se engloban en cinco grandes apartados:

  1. Comunicación interna. La intranet convierte a la organización en fuente informativa oficial para el usuario. Este estatus se adquiere mediante la publicación de informaciones internas, calendarios y el intento de forjar una comunidad sólida entre participantes.
  2. Agilización de actividades. Se transmite información operativa y se entregan documentos de trabajo en el momento en el que son necesarios, con absoluta inmediatez. Las actualizaciones son globales y rápidas y se elimina la impresión. Todo redunda en una reducción de costes.
  3. Trabajo colaborativo. La plataforma interna sirve para compartir datos entre distintos departamentos, eliminando duplicidades y silos informativos. La filosofía de la organización consiste en que todo el mundo aporta en todos los aspectos.
  4. Eliminación del asistencia tecnológica. La intranet ofrece toda la información sobre el uso y resolución de problemas con cualquier tipo de máquina o software. La producción no se detiene hasta que el técnico asiste al trabajador.
  5. Fomento del teletrabajo. Tanto los teletrabajadores desde sus domicilios como los empleados desplazados por motivos laborales acceden de forma remota a la información funcional que necesitan.

La depuración de estos objetivos iniciales reduce la cantidad de contenidos que la intranet puede albergar. Acotarlos y concretarlos es el primer paso antes de definir qué información requiere cada puesto de trabajo.

Esta organización del contenido pretende ajustar a la Ley de Miller aquella información que se muestra en pantalla a cada individuo. Aprovechando el registro personal para acceder al sistema, la información visible podrá restringirse con eficacia. Un empleado de Recursos Humanos solo accederá a los formularios y la información de su departamento; y un trabajador de Asistencia Técnica, a las fichas y especificaciones del producto.

Tipos de contenido en la intranet y alternativas eficaces

La intranet es una herramienta de trabajo para toda la organización. Además de los objetivos que debe cumplir, en su planificación hay que tener en cuenta también otros aspectos, como el tono comunicativo —más o menos formal— que percibirá el usuario y que debe ajustarse a la imagen de marca, o la capacidad del usuario a contribuir con su propio contenido.

Casi todos los proyectos de intranet incluyen unos modelos de contenido comunes y obligatorios:

  • Boletines informativos internos.
  • Repositorio de archivos compartidos.
  • Directorio de personal.
  • Calendario corporativo.
  • Buscador interno.
  • Instrumentos de comunicación unipersonal y comunitaria (mensajería interna, muro común, foro o chat).
  • Perfil personal de empleado (normas internas y guías de acceso a la organización, cuestiones laborales, salariales e índices de satisfacción).

Antes de optar por estos contenidos obligatorios hay que plantearse si es estrictamente necesario un acceso restringido a los mismos. Probablemente gran parte de la información de los boletines pueda trasladarse al sitio web corporativo como contenido, aumentando la transparencia y, por lo tanto, la credibilidad en la organización.

Del mismo modo, la comunicación interna entre trabajadores y colectivos de empleados dentro de la organización puede trasladarse a apps mucho más eficaces, como por ejemplo Slack. La comunicación tanto laboral como la tendente a crear una comunidad llega en el momento al bolsillo del empleado, dentro y fuera del horario laboral.

La eliminación de estos tipos de contenido y el uso de alternativas contribuye a aligerar el funcionamiento de la intranet.

La presencia de otros contenidos habituales depende de la actividad de la organización:

  • Aplicaciones de ofimática integradas (editores de textos, hojas de cálculo y gestores de proyectos).
  • Formularios operativos.
  • Características de productos y fichas técnicas.
  • Recordatorios y alertas.
  • Encuestas internas.
  • Redes sociales corporativas integradas.
  • Información externa compartida.

Ni todos los empleados necesitarán herramientas de ofimática, ni todos los formularios se emplearán en un mismo puesto de trabajo. Por lo tanto, la restricción en función del catálogo de puestos de trabajo será mucho más eficaz.

La estrategia habrá definido unos modelos de contenido para cada esfera de audiencia y personalizados para cada uno de los individuos que la forman. Se habrá planificado una intranet ligera y totalmente útil, accesible desde dispositivos móviles, con su conexión a ERP o CRM en modo portal, con un mantenimiento tecnológico muy escaso pero con unos calendarios de revisión periódica de contenidos, con datos estadísticos de uso, y capaz de crecer y expandirse con nuevos apartados, nuevos idiomas y nuevos productos o servicios.

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